Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng tại các tòa nhà văn phòng còn được đánh giá là một các công việc đặc biệt trọng yếu mà công ty quản lý tòa nhà văn phòng chú ý. Lúc này ban quản lý tòa nhà nhất thiết phải tìm kiếm chiến lược quản lý hợp đồng thuê tối ưu cùng chặt chẽ nhằm chắc chắn tòa nhà văn phòng vận hành ổn định, giảm thiểu rủi ro.

Để nâng cao kiểm soát hợp đồng hiệu quả, công ty quản lý vận hành nên hiểu biết các bước ở bên trong phương án kiểm soát hợp đồng, các công đoạn quản lý hợp đồng thuê mặt bằng để phát triển tối đa hiệu suất cùng giá trị kiểm soát ưu việt.

Tính toán mục tiêu, yêu cầu, hoạch định chiến lược giám sát hợp đồng

Đặt mục tiêu đảm bảo kiểm soát nghiệp vụ kiểm soát hợp đồng, đơn vị vận hành tòa nhà đầu tiên nên đảm bảo tìm tòi hiệu quả mục tiêu cùng yêu cầu của mỗi hợp đồng thuê mặt bằng, sàng lọc chi tiết sau đó tiến tới hoạch định kế hoạch theo dõi hợp đồng thuê mặt bằng chi tiết.

Giải pháp quản lý hợp đồng thuê mặt bằng dự án văn phòng cho thuê chính là một lộ trình linh động, có thể hoàn thiện được tất cả mọi đàm phán khi thuê mặt bằng dự án, chẳng hạn như thuê mặt bằng để kinh doanh, văn phòng, nhà ở…

Thông qua mọi tin tức bên trên, đơn vị vận hành dự án có thể hiểu rõ được mỗi phân loại hợp đồng nên theo dõi cũng như chi tiết số lượng hợp đồng thuê văn phòng. Đặc biệt, đội ngũ quản lý văn phòng cho thuê cần thiết tìm kiếm đội ngũ hay từng cá nhân có trách nhiệm thực hiện theo dõi mỗi quy trình khi quản lý hợp đồng thuê văn phòng, quyết định chi tiết nhiệm vụ cần hoàn thành cho từng phòng ban.

Nhất là, BQL tòa nhà cũng phải lên danh sách các trường hợp rủi ro có thể xuất hiện khi quyết định đồng thời xử lý hợp đồng, lường trước sự cố qua đó có chiến lược xử lý kịp thời.

Soạn thảo và ký kết hợp đồng

Một trong những quan tâm nếu soạn thảo cùng ký hợp đồng thuê văn phòng tại dự án là nên quan tâm đến cách diễn đạt chính xác và cụ thể từng phụ lục. Các vấn đề quan trọng chẳng hạn thứ tự riêng file bản mềm của hợp đồng thuê, thời gian và mã số của từng mẫu hợp đồng cho thuê mặt bằng, giá trị riêng mỗi bản hợp đồng tính cả sau và trước trả thuế, phụ lục đính kèm từng hợp đồng… nhất thiết phải được quyết định minh bạch cùng với cần quản lý chi tiết. Các yếu tố trên sẽ giúp phương án tối ưu quản lý hợp đồng thuê mặt bằng thuận lợi và hiệu quả hơn.

Coppy cùng với lưu lại cùng quản lý từng loại hình hợp đồng thuê mặt bằng cùng hồ sơ

Đặc thù với các hợp đồng thuê văn phòng ở khu văn phòng kèm theo phụ lục đi kèm, BQL tòa nhà nên trực tiếp sao chép với lưu trữ giấy tờ cẩn thận. Đây là yếu tố còn trợ giúp đơn vị vận hành văn phòng có thể ngăn ngừa một vài sự cố ở sau này, đồng thời giám sát đơn vị liên quan liệu có thực hiện theo điều khoản ở bên trong hợp đồng hay không.

Khi mà lưu trữ giấy tờ có thể làm thủ công lưu lại tại kho, hoặc sử dụng dữ liệu điện tử để lưu trữ, lưu trữ bảo mật tại hệ thống phần mềm như Landsoft Building mục đích là tiết kiệm diện tích và không gian văn phòng, cắt giảm chi phí và nhân sự, nhanh chóng tìm kiếm và truy vấn nhanh chóng, tiện lợi hơn.

Quản lý hợp đồng thuê mặt bằng nhờ vào phần mềm công nghệ

Trong thời điểm hiện tại việc quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong khu văn phòng tại chiến lược quản lý qua phần mềm là Landsoft Building còn được đánh giá như phương án giám sát tối ưu thuộc đơn vị vận hành tòa nhà. Giải pháp quản lý hợp đồng online tại Landsoft Building cũng trợ giúp BQL văn phòng giảm thiểu tương đối nhiều vấn đề còn tồn tại của phương pháp truyền thống.

Nhất là khi các phương án quản lý hợp đồng thuê truyền thống, ban quản lý còn phải bỏ ra chi phí khá lớn trong việc in ấn, khiến văn bản khá dễ thất thoát do nhân viên có thiếu sót hoặc một vài yếu tố khách quan khác. Bởi vậy mà quản lý hợp đồng thuê trong hệ thống phần mềm sẽ giúp phương án lưu trữ hợp đồng được gửi tự động với tất cả nhân viên có nhu cầu, tinh giảm tài chính cùng nhân lực tốt nhất.

Giải pháp quản lý văn phòng Landsoft Building mang tới chiến lược quản lý hợp đồng thuê mặt bằng trong thời gian ngắn hoặc dài hạn, trợ giúp đơn vị vận hành văn phòng tăng cường quản lý dữ liệu khách hàng thuê văn phòng, mặt bằng hoặc căn hộ, giúp xếp riêng từng danh sách khách thuê từ đó ưu đãi theo riêng các thời kỳ, quản lý hợp đồng của từng đối tác chi tiết nhất.

Hệ thống có thể giúp người dùng theo dõi giai đoạn ký kết hợp đồng, thời gian hợp đồng hết hạn, lịch sử thu tiền thuê mặt bằng, dữ liệu mặt bằng hay văn phòng cho thuê, tình hình thực tế của mặt bằng, bảng giá và kèm các tin tức liên quan. Điều này hỗ trợ nhân sự khi muốn tra cứu thông tin chỉ việc quan sát chi tiết biểu mẫu kèm theo phụ lục hợp đồng tại phần mềm có thể dễ dàng kiểm tra cùng quan sát nhanh chóng nhất.